Uitbreiding elektronische deponering handelsregister

Vanaf boekjaar 2025 zijn alle rechtspersonen verplicht om hun jaarrekening elektronisch via SBR bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) te deponeren. Het Besluit elektronische deponering handelsregister is op 18 december 2024 aangepast om dit mogelijk te maken. 

Bepaalde categorieën rechtspersonen, waaronder grote ondernemingen en hun middelgrote dochterondernemingen, waren vooralsnog uitgezonderd van de verplichting om elektronisch via SBR te deponeren. Deze uitzondering komt door de aanpassing van het Besluit te vervallen vanaf het boekjaar 2024. 

De verandering naar elektronisch deponeren

Elektronisch deponeren betekent dat de jaarrekening in een elektronisch formaat moet worden gedeponeerd bij het Handelsregister van KVK met behulp van Standard Business Reporting (SBR). Hierbij wordt gebruikgemaakt van een formaat dat (ook) leesbaar is voor computers. Dit maakt een efficiënte en geautomatiseerde verwerking mogelijk, wat de nauwkeurigheid en snelheid van het deponeringsproces bevordert.

Inhoudelijke verandering

Inhoudelijk verandert niets. Bij elektronisch deponeren wordt dezelfde informatie op een andere manier openbaar gemaakt.

Praktische verandering

  • Het rapportageproces van een onderneming moet wijzigen om te komen tot een jaarrekening in het elektronische formaat. Dit kan leiden tot aanpassing, uitbreiding, of vernieuwing van software of tot het inschakelen van een gespecialiseerde dienstverlener. Dit gaat vooral in het eerste jaar extra tijd en aandacht kosten.
  • Een onderneming heeft de keuze tussen twee elektronische formaten (XBRL of iXBRL).
    • XBRL gaat uit van een gestandaardiseerde rapportage, waarbij de mogelijkheden tot aanpassingen beperkt zijn. De jaarrekening moet hiernaar geconformeerd worden.
    • iXBRL biedt de mogelijkheid om de jaarrekening naar eigen inzicht op te stellen.
  • De mogelijkheid om via post of e-mail te deponeren komt te vervallen. Deponeren kan handmatig via een uploadportaal op de website van KVK of met behulp van software.
  • De toegankelijkheid van de gegevens uit de jaarrekening verbetert.

Start van de verplichting tot elektronisch deponeren

De verplichting om jaarrekeningen elektronisch te deponeren bij het Handelsregister van KVK is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2025.

Voorbereiden op de verplichting tot elektronisch deponeren

We reiken u graag wat handvatten aan voor het voorbereiden op de deponeringsverplichting:

  • Contact met softwareleverancier of gespecialiseerde dienstverlener
    Neem contact op met een leverancier van rapportagesoftware of een gespecialiseerde dienstverlener. Zij kunnen essentiële informatie verstrekken over aankomende veranderingen en de verschillende keuzemogelijkheden die een onderneming heeft om tot een jaarrekening in het elektronisch formaat te komen.
  • Voorbespreking met controlerend accountant
    Voer een voorbespreking met de controlerend accountant om inzicht te krijgen in de impact van de wijzigingen en om eventuele benodigde aanpassingen te bespreken.
  • Gebruik de overgangsperiode 
    Maak optimaal gebruik van de vrijwillige overgangsperiode. Ondernemingen kunnen op vrijwillige basis hun jaarrekening voor boekjaar 2024 elektronisch deponeren voordat de verplichting van kracht wordt. Dit biedt een waardevolle gelegenheid om vertrouwd te raken met het elektronisch deponeren voordat het verplicht wordt in het daaropvolgende jaar.

Documenten

XBRL taxonomieën:

De onderstaande XBRL taxonomieën zijn gepubliceerd in de vorm van een XBRL taxonomy package. Het wordt aangeraden om deze XBRL taxonomy packages toe te voegen aan de te gebruiken XBRL validator via de package manager van de betreffende validator.

Voorbeelden

De onderstaande voorbeelden zijn gepubliceerd als een iXBRL report package (.xbri bestand). De voorbeeldjaarrekeningen op basis van NL-GAAP en IFRS bevatten een extensietaxonomie

NL-GAAP:

IFRS:

Overige GAAP:

Informatiesessies

Er zijn verschillende informatievideo’s gepubliceerd waarin nader wordt ingegaan op de uitbreiding van het elektronisch deponeren van jaarrekeningen in het iXBRL (Inline XBRL) formaat. 

Gepubliceerde video’s:
1. Wetgevend kader en uitgangspunten (26 juni 2024)
2. Technische kaders en vereisten (26 juni 2024)
3. Gepubliceerde documentatie (1 september 2024)
4. Markeren van gegevens (18 september 2024)
5. Taxonomieën en ESD (18 september 2024)  

Naar Boven
Print