Uitbreiding elektronische deponering handelsregister

Vanaf boekjaar 2025 zijn alle rechtspersonen verplicht om hun jaarrekening elektronisch via SBR bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) te deponeren. Het Besluit elektronische deponering handelsregister wordt eind 2024 aangepast om dit mogelijk te maken. De verschuiving naar elektronisch deponeren sluit naadloos aan bij de voortschrijdende digitalisering van onze samenleving. Deze digitale transformatie belooft tal van voordelen, waaronder verhoogde efficiëntie en stimulering van innovatie.

Reikwijdte van de elektronische deponeringsverplichting

Tot nu toe zijn bepaalde categorieën rechtspersonen, waaronder grote ondernemingen en hun middelgrote dochterondernemingen, uitgezonderd van de verplichting om elektronisch via SBR te deponeren. Deze uitzondering is gebaseerd op de insteek dat deze categorieën moeten aansluiten bij het Europese formaat voor het deponeren van jaarrekeningen door uitgevende instellingen. Vanaf boekjaar 2024 is het mogelijk om de jaarrekening te deponeren in het Europese formaat, waardoor de reden voor de uitzondering vanaf boekjaar 2025 vervalt. 

Dit betekent dat de elektronische deponeringsverplichting voor de jaarrekening uit het Besluit elektronische deponering handelsregister ook van toepassing wordt op elke rechtspersoon die de jaarrekening als groot deponeert bij KVK, en:

Grote ondernemingen

  • Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
  • die geen beursnotering hebben; en
  • die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal > € 25 miljoen, (2) netto-omzet > € 50 miljoen en (3) ≥ 250 werknemers

Middelgrote groepsmaatschappijen

  • Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
  • die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal tussen € 7,5 en € 25 miljoen, (2) netto-omzet tussen € 15 en € 50 miljoen en (3) tussen de 50 en 250 werknemers; en
  • die deel uitmaken van een groep waarvan het groepshoofd een grote rechtspersoon of beursvennootschap is.

De verandering naar elektronisch deponeren

Elektronisch deponeren betekent dat de jaarrekening in een elektronisch formaat moet worden gedeponeerd bij het Handelsregister van KVK. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een formaat dat (ook) leesbaar is voor computers. Het elektronische formaat is conform Standard Business Reporting (SBR). Dit maakt een efficiënte en geautomatiseerde verwerking mogelijk, wat de nauwkeurigheid en snelheid van het deponeringsproces bevordert.

Inhoudelijke verandering

Inhoudelijk verandert niets. Bij elektronisch deponeren wordt dezelfde informatie op een andere manier openbaar gemaakt.

Praktische verandering

  • Het rapportageproces van een onderneming moet wijzigen om te komen tot een jaarrekening in het elektronische formaat. Dit kan leiden tot aanpassing, uitbreiding, of vernieuwing van software of tot het inschakelen van een gespecialiseerde dienstverlener. Dit gaat vooral in het eerste jaar extra tijd en aandacht kosten.
  • Een onderneming heeft de keuze tussen twee elektronische formaten (XBRL of iXBRL).
    • XBRL gaat uit van een gestandaardiseerde rapportage, waarbij de mogelijkheden tot aanpassingen beperkt zijn. De jaarrekening moet hiernaar geconformeerd worden.
    • iXBRL biedt de mogelijkheid om de jaarrekening naar eigen inzicht op te stellen.
  • De reikwijdte van de accountantscontrole wijzigt, omdat de accountant nu ook de juiste toepassing van het elektronisch formaat moet controleren.
  • De mogelijkheid om via post of e-mail te deponeren komt te vervallen. Deponeren kan handmatig via de website van KVK of met behulp van software.
  • De toegankelijkheid van de gegevens uit de jaarrekening verbetert, waardoor dezelfde gegevens op geautomatiseerde wijze voor verschillende soorten rapportages (bijv. belastingaangifte, kredietrapportages) gebruikt kunnen worden.

De verplichting tot elektronisch deponeren markeert het eindpunt van een meerjarig digitaliseringstraject. Micro en Kleine ondernemingen,  zelfstandige middelgrote ondernemingen, en beursvennootschappen deponeren hun jaarrekeningen al elektronisch. Bovendien omvat de Europese regelgeving, bijvoorbeeld voor duurzaamheidsverslaggeving, eveneens de verplichting om gegevens elektronisch aan te leveren. De Nederlandse aanpak van elektronische deponering wordt zo vormgegeven dat deze hierop is voorbereid.

Start van de verplichting tot elektronisch deponeren

De verplichting om jaarrekeningen elektronisch te deponeren bij het Handelsregister van KVK is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2025.

Voor ondernemingen in de bedrijfsklasse Groot geldt dat ze:

Van Tot Omschrijving
01-01-2025 01-01-2026 Rechtsgeldig in pdf mogen deponeren (zoals nu al het geval is).
01-01-2025 03-02-2025

Vrijwillig (maar rechtsgeldig) in iXBRL/XHTML formaat mogen deponeren door vooraf een e-mail te sturen naar: jaarrekening.groot@kvk.nl met als onderwerp “Deponeren jaarrekening Groot". 

 

Vermeld onderstaande gegevens in de e-mail:

  • naam
  • mobiel telefoonnummer*
  • statutaire naam van het bedrijf 
  • KVK-nummer van het bedrijf
  • boekjaar

 

*KVK heeft een mobiel telefoonnummer nodig om de iXBRL/XHTML jaarrekening te kunnen verwerken, die als zipfile via mSafe (een beveiligde omgeving) wordt ontvangen.
03-02-2025 01-01-2026 Vrijwillig (maar rechtsgeldig) in iXBRL/XHTML formaat mogen deponeren via SBR.
01-01-2026   Alle rechtspersonen moeten via SBR bij KvK deponeren.

Handleidingen mSafe

In onderstaande documenten wordt uitgelegd hoe mSafe werkt:

Hoe kunt u zich voorbereiden op de verplichting tot elektronisch deponeren?

We reiken u graag wat handvatten aan voor het voorbereiden op de deponeringsverplichting:

  • Contact met softwareleverancier of gespecialiseerde dienstverlener
    Neem contact op met een leverancier van rapportagesoftware of een gespecialiseerde dienstverlener. Zij kunnen essentiële informatie verstrekken over aankomende veranderingen en de verschillende keuzemogelijkheden die een onderneming heeft om tot een jaarrekening in het elektronisch formaat te komen.
  • Voorbespreking met controlerend accountant
    Voer een voorbespreking met de controlerend accountant om inzicht te krijgen in de impact van de wijzigingen en om eventuele benodigde aanpassingen te bespreken.
  • Gebruik de overgangsperiode 
    Maak optimaal gebruik van de vrijwillige overgangsperiode. Ondernemingen kunnen op vrijwillige basis hun jaarrekening voor boekjaar 2024 elektronisch deponeren voordat de verplichting van kracht wordt. Dit biedt een waardevolle gelegenheid om vertrouwd te raken met het elektronisch deponeren voordat het verplicht wordt in het daaropvolgende jaar.

Documentatie: open ter consultatie

De onderstaande documenten zijn gepubliceerd ter consultatie. Feedback kan tot 31 januari 2025 worden gegeven door een email te sturen naar sbr@logius.nl.

Documentatie: nieuwe versies volgen binnenkort

De onderstaande documenten zijn in juni 2024 gepubliceerd ter consultatie. Feedback kon tot 31 oktober 2024 worden gegeven. Op basis van de ontvangen feedback worden op dit moment nieuwe versies van deze documenten gerealiseerd. De ontvangen feedback en de reactie op de feedback is in dit bestand opgenomen.

Informatiesessies

Ook in 2025 worden verschillende digitale informatiesessies georganiseerd. Via webinars of informatievideo’s zal nader worden ingegaan op de uitbreiding van het elektronisch deponeren van jaarrekeningen in het iXBRL (Inline XBRL) formaat. De planning van deze informatiesessies volgt begin 2025.

Gepubliceerde video’s:
1. Wetgevend kader en uitgangspunten (26 juni 2024)
2. Technische kaders en vereisten (26 juni 2024)
3. Gepubliceerde documentatie (1 september 2024)
4. Markeren van gegevens (18 september 2024)
5. Taxonomieën en ESD (18 september 2024)  

Naar Boven
Print