Een bestuursverslag opstellen in iXBRL-formaat: zowel voor mens als computer leesbaar

Aanleiding

Het bestuursverslag is een verplicht onderdeel van de jaarverantwoording van onderwijsbesturen. Onderwijsbesturen zijn gewend aan de gestandaardiseerde verzameling en verwerking van de jaarrekening met XBRL.

“Dat geldt nog niet voor het bestuursverslag,” legt Hans Plomp (DUO) uit. “Onderwijsbesturen maken elk jaar het bestuursverslag op, samen met de jaarrekening. Dit bevat veel waardevolle informatie. Vooral kwalitatieve informatie, zoals teksten en grafieken.”

Voor ontvangende partijen van dit verslag (waaronder DUO, OCW) beperkt de huidige vorm mogelijkheden voor verwerking en analyse. Het is voor alle partijen winst als het bestuursverslag eenvoudiger geproduceerd kan worden en leesbaar is voor zowel mens als computer met behulp van inline XBRL (iXBRL) technologie. Zo kan het op efficiënte wijze ingezet worden bij alle fases en vormen van verantwoording.

Experiment

In dit experiment beproeven SBR Vernieuwing en DUO of, en hoe, een bestuursverslag op eenvoudige wijze in iXBRL-formaat kan worden opgesteld. De eerste stap in dit experiment betrof het inventariseren van het huidige proces van het opstellen van het bestuursverslag. Momenteel kunnen scholen in het primair onderwijs gebruik maken van het format voor het bestuursverslag opgesteld door de PO Raad. Dit is een eerdere, vrijblijvende standaardisering slag geweest om scholen een bepaalde structuur te geven aan hun verslag. Dit format diende als basis voor het experiment. Op basis van dit format is er een draft taxonomie opgesteld die kan worden ingeladen in tooling om eenduidig informatie uit te vragen. Vervolgens is er met verschillende softwareleveranciers, namelijk Semansys, F19 en XBRL Reports, gezocht naar een technische oplossing om het voor de gebruiker eenvoudig te maken om een bestuursverslag op te stellen in iXBRL. Deze oplossing is getest met de eindgebruiker, namelijk een schoolbestuurder.

Resultaten

Oplossing 1. Web-based entry door Semansys

De eerste oplossing betrof een digitale tooling. Hiermee kan een schoolbestuur de benodigde informatie invoeren in een online portaal en wordt hier vervolgens een iXBRL bestand van gegenereerd. Deze oplossing bleek succesvol. Het grootste voordeel volgens de gebruiker was het gebruiksgemak.

Oplossing 2. Multi-channel door XBRL Reports & F19

De tweede oplossing betrof een zogeheten “multi-channel” oplossing. Hierbij kan de gebruiker data invoeren in MS Excel (d.m.v. een XBRL-extensie) of MS Word. Deze kan vervolgens worden ingeladen in online tooling. Vanuit deze tooling kan een bestuur zowel een iXBRL bestand creëren, als een webpagina of een PDF bestand. Ook dit is een bewezen succesvolle methode die al wordt toegepast binnen andere domeinen. Het grootste voordeel vanuit de gebruiker was dat deze tooling bestanden kan genereren in verschillende formaten.

Geleerde lessen tijdens dit experiment

Hans Plomp (DUO):

“Ook al is de technologie zelf al bekend, voor mij (en volgens mij ook voor veel anderen) was het toch een ontdekkingstocht. Want hoe vanzelfsprekend het ook lijkt om documenten te delen, het is best een opgave om het zo in te richten dat je straks aan de eisen van de accountant kunt voldoen en tegelijkertijd besturen niet opzadelt met een complexe werkwijze. Telkens dacht ik: hé, dat kan dus al, zoals het eenvoudig labellen van tekst waardoor het in een keer een gegevenselement in iXBRL is. Of het eenvoudig omzetten van gegevens in leesbare vorm, die bovendien voor uiteenlopende media te gebruiken is. Dat zijn dan quick-wins, maar het is nog wel een zoektocht om die technieken een goede plek te kunnen geven bij instellingen.”

Wat is de belangrijkste meerwaarde van deze ontwikkelingen?

De belangrijkste meerwaarde van iXBRL is dat het vertrouwen en gebruikersgemak vergroot. Besturen kunnen erop vertrouwen dat hun bestuursverslag op een correcte én efficiënte manier wordt geproduceerd. Belanghebbenden, zoals ouders en bedrijven, kunnen er op vertrouwen dat de informatie die ze over de financiële positie van de onderwijsinstelling krijgen, echt klopt.

Hans Plomp (DUO):

“Dat vertrouwen is cruciaal. DUO streeft er naar de aanlevering van jaarrekeninggegevens te voorzien van een digitale accountantsverklaring en iXBRL kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren. Voor die digitale verklaring is het nodig dat naast de jaarrekening ook het bestuursverslag bekeken wordt en dan moet je garanderen dat je de enig juiste versie gebruikt. iXBRL structureert niet alleen de inhoud maar ook de vorm van het document. Dat zorgt ervoor dat exact dat wat de accountant heeft gezien, ook voor de belanghebbenden beschikbaar komt. Tegelijkertijd kan het zorgen voor een efficiënte productie bij instellingen.”

Conclusie: Experiment geslaagd

Middels dit experiment is aangetoond dat het eenvoudig is om een bestuursverslag op te stellen in iXBRL. Dit heeft meerdere voordelen voor de betrokken partijen. Het gebruik van iXBRL technologie kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat DUO de bestuursverslagen van onderwijsinstellingen digitaal kan ontvangen en verwerken. Met een bestuursverslag in iXBRL kan de accountant digitale assurance afgeven, wat helpt om de jaarverantwoording volledig digitaal te maken. Ook het stelt DUO in staat om de onderdelen van het bestuursverslag afzonderlijk te kunnen verwerken en analyseren. Dat laatste biedt veel mogelijkheden: snelle rapportages maar vooral geavanceerde analyses zoals tekstanalyse, koppeling met andere onderdelen van de jaarverantwoording of andere informatiebronnen, het is dan allemaal mogelijk.

Meer informatie

Heeft u vragen over dit experiment? Neemt u dan contact op met Jon Butter via jon.butter@logius.nl.