Experiment SBR Vernieuwing: Taxonomy pressure cooker

Aanleiding

Het programma SBR vernieuwing heeft als doel om het voor de markt en overheid eenvoudiger en rendabeler te maken om met SBR te werken. Een van de manieren om dit doel te bereiken, is het uitvoeren van experimenten. Door experimenten uit te voeren willen we:

  • Toetsen of nieuwe ontwikkelingen en innovatieve bouwstenen barrières om aan te sluiten wegnemen. Daarnaast kunnen nieuwe bouwstenen het werken met SBR eenvoudiger maken of extra waarde genereren.
  • Uitdagingen die nieuwe ketens met zich meebrengen oplossen. Middels experimenten kunnen we snel en zonder hoge kosten oplossingen bedenken voor problemen.

Experimenten geven snel zicht op welke nieuwe ontwikkelingen van toegevoegde waarde zijn en welke bijdrage die kunnen leveren aan de verdere adoptie van SBR. Omdat experimenten in een laboratoriumsetting worden uitgevoerd, is het mogelijk om in alle vrijheid aan de slag te gaan en om de samenwerking met andere partijen op te zoeken.

Het is ons uitgangspunt om gebruikers en afnemers nauw te betrekken bij de experimenten. Zo kunnen wij toetsen of een probleem middels een experiment wordt opgelost en of een nieuwe ontwikkeling daadwerkelijk waarde toevoegt.

SBR en de Taxonomy Pressure Cooker

SBR is de nationale standaard voor digitale uitwisseling van bedrijfsmatige rapportages. Door gegevens op een standaard manier te ‘labelen’ in de administratie, ontstaat eenduidigheid en zijn ze herbruikbaar voor verschillende rapportages. Een belangrijk onderdeel van SBR is het gebruik maken van een standaard gegevenswoordenboek: de Nederlandse Taxonomie (NT). Het is een woordenboek met definities van gegevens die nodig zijn voor het samenstellen van een rapportage. Uitvragende partijen die aansluiten op SBR, stellen om een domeinspecifieke uitvraag te definiëren een extensie op de NT op. Voor deze uitvraag worden zowel definities hergebruikt als nieuwe definitief aan de NT toegevoegd. Een extensie dient te voldoen aan de Nederlandse Taxonomie Architectuur (NTA) om de kwaliteit te garanderen. Uitvragende partijen geven vaak aan dat het voor eerst opstellen van een extensie (uitvraag) als complex ervaren wordt en veel tijd vergt.

Het experiment Taxonomy Pressure Cooker heeft als doel te beproeven of het ontwikkelen van een (extensie op de) taxonomie efficiënter kan. Doordat van te voren al een alfaversie wordt opgesteld, is de verwachting dat slechts op een relatief klein deel van de taxonomie discussie ontstaat. Dit is anders dan wanneer een alfaversie pas opgesteld wordt nadat de uitvraag gedefinieerd is. Daar gaat vaak maanden tijd in zitten.

Hoe werkt een Taxonomy Pressure Cooker:

  1. De taxonomie expert stelt aan de hand van wet- en regelgeving (of andere kaderstellende documentatie) en zijn eigen ervaring met taxonomie-ontwikkeling een alfaversie van de taxonomie op.
  2. Een facilitator bereidt een Pressure Cooker sessie voor met zowel de taxonomie-experts als de inhoudsdeskundigen van de uitvragende partij.
  3. Tijdens de Taxonomy Pressure Cooker neemt een facilitator de deelnemers mee in de totstandkoming van de taxonomie en wordt de alfaversie live doorlopen. De alfaversie wordt dus live gedurende de pressure cooker gereviewd. Op onduidelijkheden in definities wordt ingegaan en waar mogelijk gelijk opgelost.

De klantcasus

De afdeling Begrotingsbeheer (FIN/BBH) van het Ministerie van Financiën (MinFin) ontvangt van departementen en agentschappen begrotings- en verantwoordingsinformatie in het kader van de Rijksbegroting. Voor het experiment hebben wij een deel van de Rijksbegrotingsvoorschriften als klantcasus genomen.

Waarnemingen tijdens het experiment

Tijdens de Taxonomy Pressure Cooker werd duidelijk dat er op ongeveer 80 procent van de taxonomie al overeenstemming was. Het maatwerk zat in de laatste 10 tot 20 procent. Door deze aanpak werd heel snel inzichtelijk waarop de inspanning dus nodig was

Flores Bakker (MinFin) zegt hierover:Erg waardevol en eigenlijk ook ‘common sense’ om het zo op te pakken.”

Voor de uitvragende partij was het veel makkelijker om te reageren op iets wat al was gemaakt, dan om het zelf te moeten verzinnen. Door deze opzet was er bovendien veel ruimte voor vragen en discussies. De methode gaf snel inzicht in de mogelijkheden van XBRL en maakte direct inzichtelijk hoe uitgevraagde data terugkomen in de taxonomie. Daarnaast konden voorgestelde aanpassingen meteen met de taxonomiespecialist worden afgestemd. De methodiek fungeert zo als springplank voor het starten met standaardisatie in de digitale  gegevensuitwisseling.

Voor de taxonomiespecialist was de methode ook succesvol. Er kon snel gestart worden met de eerste versie van de taxonomie, waarop meteen kon worden gereflecteerd. Tijdens de gezamenlijke sessie kon actief worden gevraagd naar openstaande definities en onduidelijke structuren. Hierdoor was het ook niet nodig eerst allerlei tussenversies te maken, voor de eerste alfaversie kon worden gepubliceerd. 

Je kunt concluderen dat de pressure cooker methode snel inzichtelijk maakte wat nog niet goed gedefinieerd was, en welke zaken vreemd uitgevraagd werden. Hierdoor kon heel doelgericht en efficiënt worden toegewerkt naar oplossingen.

Randvoorwaarden voor een geslaagd experiment

Benodigdheden voor een geslaagd experiment zijn:

  1. Een taxonomie-expert;
  2. Locatie voor de pressurecooker sessie;
  3. Meerdere inhoudsdeskundigen van de uitvragende partij, liefst met mandaat;
  4. Een facilitator.

Experiment geslaagd!

Het eerste SBR taxonomy pressure cooker experiment is geslaagd. Het experiment liet zien dat de pressure cooker methode daadwerkelijk tijd bespaart in het komen tot een gedragen beeld van de taxonomie.

Meer informatie

Heeft u vragen over dit experiment? Neemt u dan contact op met Jon Butter via jon.butter@logius.nl. Zie ook: