Vanaf boekjaar 2025 zijn alle rechtspersonen verplicht om hun jaarrekening elektronisch via SBR bij het handelsregister van de KVK te deponeren. Het Besluit elektronische deponering handelsregister wordt in 2024 aangepast om dit mogelijk te maken. De verschuiving naar elektronisch deponeren sluit naadloos aan bij de voortschrijdende digitalisering van onze samenleving. Deze digitale transformatie belooft tal van voordelen, waaronder verhoogde efficiëntie en stimulering van innovatie.
Reikwijdte van de elektronische deponeringsverplichting
Tot nu toe zijn bepaalde categorieën rechtspersonen, waaronder grote rechtspersonen en hun middelgrote dochterondernemingen, uitgezonderd van de verplichting om elektronisch via SBR te deponeren. Deze uitzondering is gebaseerd op de insteek dat deze categorieën moeten aansluiten bij het Europese formaat voor het deponeren van jaarrekeningen door uitgevende instellingen. Vanaf boekjaar 2024 zal het mogelijk zijn om de jaarrekening te deponeren in het Europese formaat, waardoor de reden voor de uitzondering vanaf boekjaar 2025 vervalt.
Dit betekent dat de elektronische deponeringsverplichting voor de jaarrekening uit het Besluit elektronische deponering handelsregister ook van toepassing wordt op:
Grote ondernemingen:
- Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
- die geen beursnotering hebben; en
- die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal > € 25 miljoen, (2) netto-omzet > € 50 miljoen en (3) ≥ 250 werknemers
- Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
- die geen beursnotering hebben; en
- die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal > € 25 miljoen, (2) netto-omzet > € 50 miljoen en (3) ≥ 250 werknemers
Middelgrote groepsmaatschappijen:
- Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
- die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal tussen € 7,5 en € 25 miljoen, (2) netto-omzet tussen € 15 en € 50 miljoen en (3) tussen de 50 en 250 werknemers; en
- die deel uitmaken van een groep waarvan het groepshoofd een grote rechtspersoon of beursvennootschap is.
- Rechtspersonen waarop Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is;
- die twee achtereenvolgende boekjaren aan tenminste twee criteria voldoen: (1) balanstotaal tussen € 7,5 en € 25 miljoen, (2) netto-omzet tussen € 15 en € 50 miljoen en (3) tussen de 50 en 250 werknemers; en
- die deel uitmaken van een groep waarvan het groepshoofd een grote rechtspersoon of beursvennootschap is.
Elke rechtspersoon die de jaarrekening als groot deponeert bij de Kamer van Koophandel
De verandering naar elektronisch deponeren
Elektronisch deponeren betekent dat de jaarrekening in een elektronisch formaat moet worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een formaat dat (ook) leesbaar is voor computers. Het elektronische formaat is conform Standard Business Reporting (SBR). Dit maakt een efficiënte en geautomatiseerde verwerking mogelijk, wat de nauwkeurigheid en snelheid van het deponeringsproces bevordert.
Inhoudelijke verandering:
Inhoudelijk verandert niets. Bij elektronisch deponeren wordt dezelfde informatie op een andere manier openbaar gemaakt.
Inhoudelijk verandert niets. Bij elektronisch deponeren wordt dezelfde informatie op een andere manier openbaar gemaakt.
Praktische verandering:
- Het rapportageproces van een onderneming zal moeten wijzigen om te komen tot een jaarrekening in het elektronische formaat. Dit kan leiden tot aanpassing, uitbreiding, of vernieuwing van software of tot het inschakelen van een gespecialiseerde dienstverlener. Dit zal vooral in het eerste jaar extra tijd en aandacht kosten.
- Een onderneming heeft de keuze tussen twee elektronische formaten (XBRL of iXBRL).
- XBRL gaat uit van een gestandaardiseerde rapportage, waarbij de mogelijkheden tot aanpassingen beperkt zijn. De jaarrekening zal hiernaar geconformeerd dienen te worden.
- iXBRL biedt de mogelijkheid om de jaarrekening naar eigen inzicht op te stellen.
- De reikwijdte van de accountantscontrole zal wijzigen, omdat de accountant nu ook de juiste toepassing van het elektronisch formaat moet controleren.
- De mogelijkheid om via post of e-mail te deponeren komt te vervallen. Deponeren kan handmatig via de website van de KVK of met behulp van software.
- De toegankelijkheid van de gegevens uit de jaarrekening zal verbeteren, waardoor dezelfde gegevens op geautomatiseerde wijze voor verschillende soorten rapportages (bijv. belastingaangifte, kredietrapportages) gebruikt zouden kunnen worden.
- Het rapportageproces van een onderneming zal moeten wijzigen om te komen tot een jaarrekening in het elektronische formaat. Dit kan leiden tot aanpassing, uitbreiding, of vernieuwing van software of tot het inschakelen van een gespecialiseerde dienstverlener. Dit zal vooral in het eerste jaar extra tijd en aandacht kosten.
- Een onderneming heeft de keuze tussen twee elektronische formaten (XBRL of iXBRL).
- XBRL gaat uit van een gestandaardiseerde rapportage, waarbij de mogelijkheden tot aanpassingen beperkt zijn. De jaarrekening zal hiernaar geconformeerd dienen te worden.
- iXBRL biedt de mogelijkheid om de jaarrekening naar eigen inzicht op te stellen.
- De reikwijdte van de accountantscontrole zal wijzigen, omdat de accountant nu ook de juiste toepassing van het elektronisch formaat moet controleren.
- De mogelijkheid om via post of e-mail te deponeren komt te vervallen. Deponeren kan handmatig via de website van de KVK of met behulp van software.
- De toegankelijkheid van de gegevens uit de jaarrekening zal verbeteren, waardoor dezelfde gegevens op geautomatiseerde wijze voor verschillende soorten rapportages (bijv. belastingaangifte, kredietrapportages) gebruikt zouden kunnen worden.
De verplichting tot elektronisch deponeren markeert het eindpunt van een meerjarig digitaliseringstraject. Micro-ondernemingen, kleine bedrijven, zelfstandige middelgrote ondernemingen, en beursvennootschappen deponeren hun jaarrekeningen al elektronisch. Bovendien omvat de Europese regelgeving, bijvoorbeeld met betrekking tot duurzaamheidsverslaggeving, eveneens de verplichting om gegevens elektronisch aan te leveren. De Nederlandse aanpak van elektronische deponering wordt zo vormgegeven dat deze hierop is voorbereid.
Start van de verplichting tot elektronisch deponeren
De verplichting om jaarrekeningen elektronisch te deponeren bij het handelsregister van de KVK is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2025.
Om alle partijen in de rapportageketen voldoende gelegenheid te geven zich hierop goed voor te bereiden, is besloten tot een overgangsperiode van een jaar van vrijwillig deponeren. Vanaf het begin van 2025 is het mogelijk om op vrijwillige basis elektronisch te deponeren voor het boekjaar 2024. Deze vrijwillige periode biedt betrokkenen de kans om vertrouwd te raken met het nieuwe deponeringssysteem voordat de verplichting formeel van kracht wordt.
Hoe kunt u zich voorbereiden op de verplichting tot elektronisch deponeren?
We reiken u graag wat handvatten aan voor het voorbereiden op de deponeringsverplichting:
- Contact met softwareleverancier of gespecialiseerde dienstverlener
Neem contact op met een leverancier van rapportagesoftware of een gespecialiseerde dienstverlener. Zij kunnen essentiële informatie verstrekken over aankomende veranderingen en de verschillende keuzemogelijkheden die een onderneming heeft om tot een jaarrekening in het elektronisch formaat te komen.
- Voorbespreking met controlerend accountant
Voer een voorbespreking met de controlerend accountant om inzicht te krijgen in de impact van de wijzigingen en om eventuele benodigde aanpassingen te bespreken.
- Gebruik de overgangsperiode
Maak optimaal gebruik van de vrijwillige overgangsperiode. Ondernemingen kunnen op vrijwillige basis hun jaarrekening voor boekjaar 2024 elektronisch deponeren voordat de verplichting van kracht wordt. Dit biedt een waardevolle gelegenheid om vertrouwd te raken met het elektronisch deponeren voordat het verplicht wordt in het daaropvolgende jaar.
We reiken u graag wat handvatten aan voor het voorbereiden op de deponeringsverplichting:
- Contact met softwareleverancier of gespecialiseerde dienstverlener
Neem contact op met een leverancier van rapportagesoftware of een gespecialiseerde dienstverlener. Zij kunnen essentiële informatie verstrekken over aankomende veranderingen en de verschillende keuzemogelijkheden die een onderneming heeft om tot een jaarrekening in het elektronisch formaat te komen.
- Voorbespreking met controlerend accountant
Voer een voorbespreking met de controlerend accountant om inzicht te krijgen in de impact van de wijzigingen en om eventuele benodigde aanpassingen te bespreken.
- Gebruik de overgangsperiode
Maak optimaal gebruik van de vrijwillige overgangsperiode. Ondernemingen kunnen op vrijwillige basis hun jaarrekening voor boekjaar 2024 elektronisch deponeren voordat de verplichting van kracht wordt. Dit biedt een waardevolle gelegenheid om vertrouwd te raken met het elektronisch deponeren voordat het verplicht wordt in het daaropvolgende jaar.
Samenvatting technische karakteristieken
Vanaf boekjaar 2025 zijn alle rechtspersonen verplicht om hun jaarrekening elektronisch via SBR bij het handelsregister van de KVK te deponeren. Verschillende softwareleveranciers, accountantsorganisaties en andere partijen hebben interesse in de technische karakteristieken van deze verplichtstelling. In deze tabel wordt op hoofdlijnen de situatie beschreven die vanaf boekjaar 2025 van toepassing is. De XBRL-variant is gelijk aan de huidige werkwijze voor de KVK.