DUO: 'Geslaagd voor SBR'

Eind 2015 zat DUO, de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), nog middenin een omvangrijk SBR-traject. Nu, twee jaar later is de operatie geslaagd: Alle scholen in Nederland leveren hun jaarrekening met SBR aan. Een update en vooruitblik met DUO.

De gezamenlijke onderwijsinstellingen ontvangen jaarlijks zo’n 28 miljard van de overheid om onderwijsprogramma’s te financieren, geeft Slump in de video aan. ‘Het gaat om ontzettend veel publiek geld en dat moet verantwoord worden.’ Het aanleveren van jaarverslagen, op papier of via digitale weg, leverde voor DUO een complex en handmatig proces op. Slump: ‘Elk jaarverslag had vaak weer een andere opbouw. Niet alleen wij, maar ook de scholen zeiden ‘dat kan anders, dat kan veel slimmer’.’ DUO heeft vervolgens de stap gezet om samen met de sector af te spreken wat er in een jaarverslag moet staan, aangezien scholen en DUO het idee hadden dat de opbouw van een jaarverslag beter en slimmer kon. Slump: ‘Niets lag meer voor de hand dan onmiddellijk op SBR aan te sluiten en om ervoor te zorgen dat alle scholen de jaarcijfers in SBR aanleveren.’

DUO anno nu

Nu, twee jaar later is dat gelukt. ‘Honderd procent van de scholen in Nederland is over,’ zegt Hans Plomp, beheerder van de OCW Taxonomie bij DUO. ‘Een geslaagde operatie waar we met trots op terugkijken: We zijn nu zover dat alle onderwijsinstellingen uit po/vo, mbo, ho en wo de jaarverantwoording met een en dezelfde standaard via het XBRL Onderwijsportaal DUO aanleveren. Dat is een enorme verbetering vergeleken met vroeger. De verantwoordingsgegevens van alle onderwijsinstellingen komen nu via de digitale weg volgens een eenduidige opzet op één plek binnen. Ook van scholen krijg ik terug dat SBR hen meer houvast biedt bij de opstelling van de jaarrapportages en dat de nieuwe aanpak ze heeft geholpen om zich ook naar de eigen doelgroepen zoals ouders beter en slimmer te verantwoorden.’

Alle jaarrekeninggegevens van de scholen zijn nu ondergebracht in het gegevenswoordenboek OCW Taxonomie. Slump: ‘Niet alleen wij zaten erover na te denken om tot één taxonomie voor de jaarverslaggeving in de vorm van de jaarrekening te komen, ook rijksbreed was daar al over nagedacht. Het gebruik van XBRL sluit aan op rijksbrede initiatieven om rapportages via SBR te vereenvoudigen. Het stapje naar SBR was voor ons heel snel gemaakt.’

2019: Bestuursverslagen via SBR

OCW en DUO zijn goed op weg met de aansluiting van het onderwijs op SBR. Plomp: ‘De afgelopen jaren hebben we ook een nieuw WNT-formulier (Wet Normering Topinkomens) in SBR ontwikkeld. Daarmee zijn de WNT-gegevens die de instellingen nu via XBRL bij DUO aanleveren, sterk verbeterd. Een van de volgende stappen is om ook de bestuursverslagen van de verschillende scholen in de taxonomie mee te nemen. Momenteel werken we aan een pilot om de samenstelling van een eigen bestuursverslag met een getekende assurance-verklaring via SBR mogelijk te maken. Bestuursverslagen zijn vaak dikke boekwerken. Wie leest dat tegenwoordig nog? We willen toe naar een eenvoudiger en compacter bestuursverslag dat daadwerkelijk wordt gebruikt. We streven ernaar dit in 2019 met de sector te hebben gerealiseerd. We zijn nu ook aan het kijken hoe we kunnen investeren in de maatschappelijke waarde van verantwoordingsinformatie. Doordat SBR de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van informatie vergroot, kunnen we nu bijvoorbeeld eenvoudiger en beter open en transparant zijn over de vraag hoe onderwijsinstellingen bepaalde zaken realiseren en wat het uiteindelijk oplevert.’

‘SBR is iets waar de BV Nederland mee gediend is.’

Volgens Slump is de SBR-aanpak een ‘prachtig voorbeeld’ van hoe je ideeën die al op één plek zijn ontwikkeld binnen de Rijksoverheid ook breed kunt uitrollen en voor iedereen beschikbaar kunt krijgen. ‘SBR is een hele mooie samenwerking waarbij we graag gebruikmaken van de ondersteuning van Logius. Uiteraard zijn er bij de inrichting van het verantwoordingsproces altijd wel lastige momenten maar in de kern klopt dit proces. SBR is iets waar de BV Nederland mee gediend is.’

(Beeldtekst: Waarom SBR?)

STILTE

ERICA SLUMP: Elk jaar gaat er 28 miljard van de Rijksoverheid naar de scholen waarmee de scholen het onderwijsprogramma kunnen financieren.
Dat is ontzettend veel publiek geld en dat moet ook verantwoord worden.
Dat is geen nieuwe eis, dat gebeurt al sinds jaar en dag en dat gebeurde altijd via keurige jaarverslagen op papier.
Die maakten scholen natuurlijk voor hun eigen besturen maar die moesten ze ook naar ons sturen en wij bekeken ze dan weer en wij haalden daar dan elementen uit waar de Inspectie van het Onderwijs weer gebruik van maakt als zij de scholen controleert.
Dat was een enorm, handmatig, ingewikkeld proces want je moet je voorstellen dat al die jaarverslagen hier binnenkomen elke school heeft een andere manier waarop ze zo'n jaarverslag opbouwt dus dat is allemaal kijken en vergelijken.
Waarbij je ook nog het risico loopt dat de zaken die je nodig hebt, er nou net niet in staan.
Niet alleen wij, maar ook de scholen zeiden: Dat kan anders. Dat kan veel slimmer.
En het begint met met elkaar afspreken wat er eigenlijk in zo'n jaarverslag moet.
Nou, dan is het stapje naar SBR natuurlijk heel snel gemaakt want niet alleen wij zaten daarover na te denken rijksbreed was daar al over nagedacht en er was ook een traject met het particuliere bedrijfsleven afgestemd om tot één taxonomie te komen.
Dus niets lag meer voor de hand dan dat wij daar onmiddellijk bij aan gingen sluiten.

STILTE

Zowel wij als vanuit OCW, als het onderwijs zeiden: Dit is een geweldige kans om een lastig proces te uniformeren en te zorgen dat we met zo weinig mogelijk moeite een zo goed mogelijke verantwoording voor elkaar krijgen.
We zijn begonnen, en daar zitten we nu ook middenin om met elkaar een taxonomie vast te stellen.
Daarbij maken we gebruik van wat er al is, wat er rijksbreed al is ontwikkeld.
Alleen in het onderwijsveld zijn er een aantal extra dingen die nodig zijn in de verantwoording.
Daar spreken we één taxonomie voor af.
En we zijn ook al begonnen, en dat is met de mbo-scholen om te kijken hoe die taxonomie in de praktijk werkt.
Een groot aantal scholen hebben natuurlijk hun administratie al geautomatiseerd en hebben ook hun verantwoording daar digitaal beschikbaar.
We zijn nu aan het kijken of met de nieuwe taxonomie en de digitale beschikbaarheid van die informatie die er al is één vloeiend rapportageproces kan worden gemaakt.
Zitten we middenin. Mbo-scholen hopen we binnenkort af te ronden.
Daarna de scholen voor het primair en het voortgezet onderwijs en we hopen deze hele operatie in 2017 te hebben afgerond.
Dan hebben wij een glad, vloeiend, digitaal verantwoordingsproces dat voldoet aan de standaarden die de overheid met het bedrijfsleven en alle instellingen heeft afgesproken.
Ik hoop tegelijkertijd dat we ook binnen DUO dan een aantal handmatige processen die hiermee samenhangen, hebben geautomatiseerd.
Dus het is ook weer efficiënter geworden en daardoor kan er weer meer geld naar het onderwijs in plaats van dat het in ambtelijke processen zit.
Dus, SBR, een hele mooie samenwerking.
Ondersteuning van Logius maken we ook graag gebruik van.
Ik vind het ook een prachtig voorbeeld hoe je binnen het Rijk ideeën die op de ene plek al zijn ontwikkeld ook breed kunt uitrollen en voor iedereen beschikbaar kunt krijgen.
Je zou kunnen denken: dat is een glad verhaal, dat gaat van een leien dakje.
Er zijn natuurlijk best wel lastige momenten geweest en die zullen er ook wel komen, maar in de kern klopt dit proces en is dit ook iets waar de BV Nederland mee gediend is en daar werken we elke dag weer hard aan.

AFSLUITENDE MUZIEK

(Het beeld wordt blauw met wit. Beeldtekst: SBR, Standard Business Reporting. Copyright 2015.)

Naar Boven
Print