Woningcorporaties: 'Standaardisatie blijkt cruciaal'

Woningcorporaties moeten in steeds grotere mate verantwoording afleggen over hun resultaten. Aan een veelheid van instanties. ‘Omdat wij willen dat zij zich richten op hun kernactiviteiten, zorgen we er momenteel voor dat rapporteren zo eenvoudig mogelijk wordt’, vertelt Erik Jan van Kempen, voormalig directeur Woningmarkt en nu programma-directeur-generaal Omgevingswet van het ministerie van BZK. ‘Standaardisatie blijkt cruciaal.’

De corporatiesector wordt gekenmerkt door een grote diversiteit. De kleine vierhonderd corporaties bestaan deels uit grote vastgoedondernemingen met tot wel 70.000 woningen, maar biedt ook plaats aan kleine corporaties van vijftig woningen en vrijwilligersbesturen. De sector staat voor grote uitdagingen. Niet alleen verdergaande verantwoording, ook verduurzaming is een onderwerp dat de komende jaren aan belang zal winnen. Het toenemend aantal huishoudens in Nederland, zeker in de stedelijke gebieden, stelt de sector voorlopig hoe dan ook voor een opgaaf.

Het Rijk, de Belastingdienst, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en de eigen accountant vragen woningcorporaties periodiek om gegevens. Deze behoefte aan gegevens is de afgelopen jaren, als gevolg van wijzigingen in de regelgeving die weer het gevolg was van een aantal incidenten in de sector, alleen maar toegenomen. Om die reden ging Erik Jan van Kempen enige tijd geleden het gesprek aan met bestuurders en hoofden Bedrijfsvoering van verschillende woningcorporaties. Zijn conclusie is duidelijk: er valt de komende jaren een verdere  professionaliserings-slag binnen de sector te verwachten.

Bestuurders en hoofden Bedrijfsvoering willen steeds vaker gedetailleerd inzicht in hun bedrijfsvoering, merkt Erik Jan. Daarnaast willen ze eenvoudig kunnen rapporteren over hun resultaten. ‘Een ander gebied waarop corporaties zich verder willen ontwikkelen is het standaardiseren van werkwijzen. Denk aan rapportagestandaarden. Alleen wanneer elke uitvragende partij de data in dezelfde bestandformaten verlangt, is het mogelijk efficiënt te werk te gaan.’

Pragmatische oplossing

Standaardisatie werd het toverwoord. Hoewel van oudsher binnen de branche veel aan verantwoordingsinformatie werd gedaan, was de manier waarop dit gebeurde door de jaren heen nauwelijks veranderd; overtypen van gegevens was tot voor kort nog aan de orde van de dag. ‘Toen we zochten naar standaarden, kwamen we uit bij SBR. Dat is een pragmatische oplossing om op een eenduidige manier te werk te gaan en zo de administratieve lasten te beperken. De Belastingdienst en de Kamer van Koophandel vragen gegevens uit met SBR, en ook internationaal is het een bekende, veelgebruikte standaard voor het aanleveren van rapportages.’

Hoewel SBR een logische keuze was voor het rapporteren van data, waren partners niet meteen overtuigd van het nut. Dat kwam volgens Erik Jan met name doordat de term nog weinig bekendheid genoot binnen de corporatiesector. Maar wellicht speelde ook mee dat de oplossing werd gepresenteerd door het Rijk. ‘SBR was de beste standaard die we beschikbaar hebben. Je kunt er als corporatie op een eenduidige manier je rapportagedata mee aanleveren. Meervoudig gebruik van dezelfde data zorgt bovendien dat je dubbel werk voorkomt. Een ander voordeel is dat SBR geen omvangrijk en complex ICT-project is. Je kunt het stapsgewijs invoeren, bijvoorbeeld door te starten met pilots. De gesprekken die ik voer, dragen bij aan een beter begrip voor deze verandering.’

Erik Jan is enthousiast over de manier waarop de samenwerking tussen het ministerie, de koepelvereniging Aedes en de corporaties verloopt. ‘Een goede relatie met de omgeving om ons heen is essentieel als je successen wilt bereiken. Ieder heeft een eigen verantwoordelijkheid, maar dat neemt niet weg dat je elkaar op verscheidene vlakken kunt ondersteunen. Vanuit het Rijk wilde ik graag een bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van de sector. We probeerden daarom niet uitsluitend te vragen om verantwoordingsgegevens, maar zochten ook naar een manier om ondersteuning te bieden. Met SBR denk ik die manier te hebben gevonden.’

Convenant Verbetering Informatievoorziening Woningcorporatiesector helpt

Verbetering van de informatievoorziening binnen de corporatiesector met als uiteindelijke doel om informatie-uitwisseling met één druk op de knop mogelijk te maken en daarmee de administratieve lastendruk te verminderen. Dat is het doel van het Convenant Verbeteren Informatievoorziening Woningcorporatiesector die brancheorganisatie Aedes, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Autoriteit woningcorporaties en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) eind 2017 tekenden. Ook het verminderen van de omvang van de uitvraag en het verhogen van de kwaliteit van de verantwoording zijn onderdeel van het convenant.
 
Aanleiding voor het convenant is de toenemende complexiteit en hoeveelheid van de gegevens waardoor de huidige systemen en processen voor gegevensuitwisseling niet meer voldoen. Om dit op te lossen is samenwerking van de gehele corporatiesector nodig. Eerste stap is de realisatie in 2018 van een nieuwe, op Standard Business Reporting (SBR) gebaseerde, voorziening voor informatie-uitwisseling. De ondertekenaars van het convenant spraken af dat het gebruik van SBR de standaard wordt voor gegevensuitwisseling binnen de corporatiesector. SBR is de internationale standaard voor bedrijfsmatige rapportages tussen overheid en organisaties. De corporatiesector is hiermee een van de koplopers in Nederland die als sector aansluit bij SBR

ERIK JAN VAN KEMPEN: De corporatiesector is een prachtige sector.
Een derde van de mensen in Nederland woont in een corporatiewoning.
Veel mensen in Nederland, ook kwetsbare doelgroepen moeten in een gewone woning kunnen wonen.
De corporatiesector staat voor de uitdaging. Ze moeten ook verduurzamen een grote verduurzamingsopgave in Nederland in de gebouwde omgeving.
Corporaties staan daarvoor, moeten daar hun middelen voor inzetten.
We hebben bijna 400 corporaties, van heel klein met vrijwilligersbestuurtjes waar misschien vijftig woningen onder vallen tot heel erg groot met wel 70.000, 50.000 woningen wat echt hele grote vastgoedondernemingen zijn.
Het Vastgoedbedrijf als zodanig is niet heel erg ingewikkeld.
Het gaat over het verhuren van woningen.
De maatschappelijke problematiek die geadresseerd wordt is natuurlijk wel complex. En uiteindelijk is de sector complex omdat er heel veel geld in omgaat en wij ook vanuit het Rijk vanuit toezichthouders, vanuit de banken heel veel verantwoording vragen over hoe ze met hun geld omgaan, hoe ze efficiënt met hun geld omgaan.
Want alles wat corporaties niet efficiënt uitgeven, wordt uiteindelijk betaald door de huurder die daardoor een hogere huur moet betalen.
Corporaties verantwoorden zich op allerlei manieren.
Naar elkaar toe, via bijvoorbeeld benchmarking.
Naar het WSW, het waarborgfonds waar zij leningen van willen krijgen.
Naar de toezichthouder waarover ze moeten vertellen dat ze rechtmatig zijn dat ze geen geld uitgeven aan dingen waarvoor het niet bedoeld is.
Naar het Rijk dat ook in de Tweede Kamer verantwoording moet afleggen.
Overigens doen we ook gewoon naar de accountants, naar de Belastingdienst.
Er is een veelheid aan informatie in deze sector.
Dat is eigenlijk de afgelopen jaren alleen maar meer geworden omdat er na de parlementaire enquête ook, dan ontstaat altijd een regelreflex er ook steeds meer van hen gevraagd wordt.
Voor mij was het belangrijkste in deze sector dat ik hoofden bedrijfsvoering ontmoette die zich ook bij mij meldden die graag verder wilden met de professionalisering van de sector.
Zij liepen ertegenaan dat zij heel vaak verschillende documenten moesten opleveren om zichzelf te verantwoorden.
Ze wilden zelf ook graag hun eigen bedrijfsvoering professionaliseren.
We merkten ook dat de bestuurder ook steeds meer belangstelling moest gaan krijgen voor de bedrijfsvoering.
We merkten ook dat de huurder uiteindelijk moet betalen voor alles wat een corporatie niet uitgeeft aan een betaalbare huur maar aan zijn eigen backoffice.
En zij merkten dat de grote kans zou liggen in het system-to-system aanleveren van gegevens en meervoudig gebruik van gegevens.
En SBR was daarbij eigenlijk een instrumentarium dat beschikbaar was waarvan we ook wisten dat het ook internationaal de standaard is en waarvan we ook wisten dat uiteindelijk ook verantwoording richting Belastingdienst en richting Kamers van Koophandel via SBR noodzakelijk zou zijn.
Dus het was ook de standaard die we gelukkig beschikbaar hadden.
Dat levert ook op dat je makkelijker eenmalig gegevens kunt maken en ze kunt aanleveren.
Dat betekent ook dat de aantallen gegevens minder belangrijk worden op het moment dat je de bouwsteentjes van die gegevens netjes gedefinieerd hebt.
Dit is geen ICT-project. Het ICT-onderdeel is overzichtelijk.
Het gaat erover dat je die bedrijfsvoering wilt professionaliseren en dat je daar ook stappen mee maakt. Dat kan via pilots gaan daar moet je ook ketenteams op gaan maken.
Maar je moet de stap maken van idee naar uitvoering.